Guide complet pour utiliser les fonctions SORT et SORTBY dans Microsoft Excel

Introduction

Les fonctions SORT et SORTBY représentent des outils puissants dans Microsoft Excel qui permettent d’extraire et de trier des données tout en préservant les données sources. Ces fonctions dynamiques offrent une flexibilité considérable pour organiser les informations selon différents critères. Bien qu’elles partagent des objectifs similaires, chacune présente des caractéristiques spécifiques qui déterminent leur utilisation optimale selon le contexte.

Matériel nécessaire

• Microsoft Excel 2021 ou version ultérieure
• Microsoft 365 (Windows, Mac ou version web)
• Application mobile Excel (optionnel)
• Données organisées de préférence sous forme de tableau Excel
• Connaissances de base des formules Excel

1. Comprendre la syntaxe des fonctions SORT et SORTBY

Syntaxe de la fonction SORT

La fonction SORT utilise quatre arguments, dont un obligatoire :

=SORT(tableau, colonne_tri, ordre_tri, direction)

1. tableau (obligatoire) : le tableau ou la plage contenant les données à trier
2. colonne_tri (optionnel) : numéro d’index de la colonne de tri
3. ordre_tri (optionnel) : 1 pour croissant, -1 pour décroissant
4. direction (optionnel) : FAUX pour tri vertical, VRAI pour tri horizontal

Syntaxe de la fonction SORTBY

La fonction SORTBY nécessite au minimum deux arguments :

=SORTBY(tableau, critère_tri1, ordre1, critère_tri2, ordre2…)

1. tableau (obligatoire) : les données à extraire et trier
2. critère_tri1 (obligatoire) : première colonne de référence pour le tri
3. ordre1 (optionnel) : ordre de tri pour le premier critère
4. critère_tri2 (optionnel) : deuxième colonne de référence
5. ordre2 (optionnel) : ordre de tri pour le deuxième critère

2. Vérifier la compatibilité avec votre version d’Excel

Versions compatibles :

1. Excel 2021 (Windows et Mac)
2. Microsoft 365 (toutes plateformes)
3. Excel pour le web
4. Applications mobiles Excel
5. Application mobile Microsoft 365 Copilot

Pour vérifier votre version, accédez à Fichier > Compte > À propos d’Excel.

3. Préparer vos données

Formatage en tableau Excel

1. Sélectionnez vos données incluant les en-têtes
2. Appuyez sur Ctrl+T (Windows) ou Cmd+T (Mac)
3. Confirmez que la première ligne contient les en-têtes
4. Cliquez sur OK

Avantage : Les références structurées facilitent l’utilisation des fonctions SORT et SORTBY.

4. Extraire et trier une colonne unique

Utilisation de SORT pour une colonne

Pour extraire et trier alphabétiquement une colonne “Équipe” :

1. Cliquez sur une cellule vide
2. Tapez : =SORT(Tableau1[Équipe])
3. Appuyez sur Entrée

Le résultat s’affiche automatiquement en ordre croissant.

Utilisation de SORTBY pour une colonne

1. Cliquez sur une cellule vide
2. Tapez : =SORTBY(Tableau1[Équipe],Tableau1[Équipe])
3. Appuyez sur Entrée

Note : SORT est plus efficace pour trier une seule colonne.

5. Trier par plusieurs critères

Tri multiniveau avec SORTBY

Pour trier d’abord par “Total” (décroissant), puis par “Nom” (croissant) :

1. Sélectionnez une cellule de destination
2. Tapez : =SORTBY(Tableau_Scores,Tableau_Scores[Total],-1,Tableau_Scores[Nom],1)
3. Appuyez sur Entrée

Tri multiniveau avec SORT

Même résultat avec des constantes de tableau :

1. Identifiez les numéros de colonnes (Total=4, Nom=1)
2. Tapez : =SORT(Tableau_Scores,{4;1},{-1;1})
3. Appuyez sur Entrée

Important : Utilisez le point-virgule (;) comme séparateur en français.

6. Gérer les en-têtes de colonnes

Exclure les en-têtes du tri

1. Sélectionnez uniquement les lignes de données (sans l’en-tête)
2. Appliquez votre formule SORT ou SORTBY
3. Ajoutez manuellement les en-têtes au-dessus du résultat

Dupliquer les en-têtes automatiquement

Dans la cellule au-dessus de votre résultat :

1. Tapez : =Tableau_Scores[
   

   En-têtes]

2. Appuyez sur Entrée

7. Optimiser l’identification des colonnes de tri

Avantage de SORTBY pour la stabilité

SORTBY utilise des références de colonnes nommées, ce qui présente des avantages :

1. Résistance aux modifications : L’ajout ou la suppression de colonnes n’affecte pas la formule
2. Lisibilité : Les noms de colonnes sont plus explicites que les numéros
3. Maintenance : Moins de mises à jour manuelles nécessaires

Limitation de SORT avec les index

Lorsque vous utilisez SORT avec des numéros de colonnes :

1. Vérifiez régulièrement la structure de vos données
2. Mettez à jour les index si des colonnes sont ajoutées/supprimées
3. Documentez la correspondance entre numéros et colonnes

8. Comprendre le comportement des résultats

Tableaux dynamiques

Les fonctions SORT et SORTBY produisent des tableaux dynamiques :

1. Mise à jour automatique : Les modifications des données sources se reflètent instantanément
2. Expansion automatique : L’ajout de lignes étend automatiquement le résultat
3. Bordure bleue : Indique la zone du tableau dynamique

Limitations importantes

Incompatibilité avec les tableaux Excel :

1. Ne placez jamais une formule SORT/SORTBY dans un tableau Excel formaté
2. Utilisez des cellules en dehors des tableaux pour les résultats
3. Évitez les conflits entre fonctions dynamiques et tableaux structurés

9. Exemples pratiques avancés

Tri par dates

Pour trier par date de naissance (plus récent en premier) :

1. Tapez : =SORTBY(Employés,Employés[Date_Naissance],-1)
2. Vérifiez le format de date français (jj/mm/aaaa)

Tri par montants en euros

Pour trier par chiffre d’affaires décroissant :

1. Tapez : =SORT(Ventes[CA_Euros],-1)
2. Assurez-vous que les montants sont au format € français

10. Résolution des problèmes courants

Erreurs fréquentes

1. Erreur
   

   DÉBORDEMENT! :

   Libérez l’espace nécessaire pour le résultat
2. Erreur
   

   VALEUR! :

   Vérifiez la cohérence des types de données
3. Erreur
   

   NOM? :

   Contrôlez l’orthographe des noms de tableaux

Conseils de dépannage

1. Vérifiez que vos données ne contiennent pas de cellules vides
2. Assurez-vous de la compatibilité de votre version Excel
3. Utilisez des références absolues si nécessaire
4. Testez vos formules sur de petits échantillons d’abord

Conclusion

Le choix entre SORT et SORTBY dépend de vos besoins spécifiques. SORTBY excelle pour les tris multicritères et offre une meilleure stabilité face aux modifications de structure des données. SORT convient parfaitement pour les tris simples et les formules compactes. Les deux fonctions transforment la gestion des données dans Excel en offrant une flexibilité et une dynamisme remarquables. La maîtrise de ces outils permet d’optimiser significativement l’analyse et la présentation des données dans vos projets professionnels.

Sandrine Marcos

Rédactrice spécialisée en édition de site. Formation de journaliste et passionnée par les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle et la rédaction web.