Comment utiliser la fonction GETPIVOTDATA dans Microsoft Excel

La fonction GETPIVOTDATA constitue un outil puissant pour extraire des données spécifiques depuis les tableaux croisés dynamiques dans Microsoft Excel. Cette fonction permet de récupérer des valeurs précises sans dépendre des références de cellules traditionnelles, offrant ainsi une approche plus robuste face aux modifications structurelles des tableaux croisés dynamiques.

Matériel nécessaire

Pour suivre ce guide, l’utilisateur aura besoin de :

• Microsoft Excel (version 2016 ou ultérieure recommandée)
• Un classeur contenant au moins un tableau croisé dynamique
• Des données organisées en lignes et colonnes
• Accès aux fonctionnalités de base d’Excel

Comprendre la syntaxe de GETPIVOTDATA

La fonction GETPIVOTDATA utilise une syntaxe spécifique qui nécessite au minimum deux arguments obligatoires. La structure générale se présente comme suit :

=GETPIVOTDATA(a, b, c¹, c²…)

Où :

• a (obligatoire) : le nom du champ du tableau croisé dynamique contenant les données à récupérer
• b (obligatoire) : une référence à une cellule unique, plusieurs cellules, ou une plage nommée dans le tableau croisé dynamique
• c¹ et c² (optionnels) : jusqu’à 126 paires de noms de champs et noms d’éléments définissant les données à extraire

Point important : L’argument a doit toujours être encadré de guillemets doubles. La même règle s’applique aux noms de champs et aux noms d’éléments, sauf s’il s’agit de dates, de nombres ou de références de cellules.

Étape 1 : Préparer le tableau croisé dynamique

Avant d’utiliser la fonction GETPIVOTDATA, il convient de s’assurer que le tableau croisé dynamique affiche les totaux généraux.

1. Sélectionner n’importe quelle cellule dans le tableau croisé dynamique
2. Accéder à l’onglet “Création” dans le ruban
3. Développer le menu déroulant “Totaux généraux”
4. Cliquer sur “Activé pour les lignes et les colonnes”

Cette configuration permet d’afficher les totaux généraux pour chaque ligne et colonne, ainsi qu’un total général combiné dans la cellule en bas à droite.

Étape 2 : Extraire le total général de toutes les données

La méthode la plus simple pour utiliser GETPIVOTDATA consiste à extraire le total général de l’ensemble des données du tableau croisé dynamique.

1. Sélectionner la cellule où afficher le total général extrait
2. Saisir le signe égal (=)
3. Cliquer sur la cellule du tableau croisé dynamique qui affiche le total général
4. Appuyer sur Entrée

Excel génère automatiquement la formule : =GETPIVOTDATA(“Ventes”,Totaux!$A$3)

Dans cet exemple, “Ventes” représente le champ contenant les données à récupérer, et Totaux!$A$3 constitue une référence absolue à la cellule supérieure gauche du tableau croisé dynamique.

Étape 3 : Récupérer le total d’une colonne ou d’une ligne

Pour extraire le total d’une colonne ou d’une ligne spécifique, la procédure reste similaire mais nécessite des arguments supplémentaires.

Récupération du total d’une colonne

1. Saisir le signe égal dans la cellule de destination
2. Cliquer sur la cellule contenant le total général en bas de la colonne souhaitée
3. Appuyer sur Entrée

Excel génère une formule comme : =GETPIVOTDATA(“Ventes”,Totaux!$A$3,”Produit”,”Banane”)

Cette formule récupère le total des ventes pour le produit “Banane”.

Rendre la formule dynamique

Pour créer une formule plus flexible, il est possible de remplacer les valeurs codées en dur par des références de cellules :

=GETPIVOTDATA(“Ventes”,Totaux!$A$3,”Produit”,A1)

Ainsi, lorsque l’utilisateur modifie le nom du produit dans la cellule A1, le total se met à jour automatiquement.

Étape 4 : Extraire un point de données spécifique

La fonction GETPIVOTDATA permet également de récupérer une valeur précise à l’intersection d’une colonne et d’une ligne spécifiques.

1. Sélectionner la cellule de destination
2. Saisir le signe égal (=)
3. Cliquer sur la cellule d’intersection dans le tableau croisé dynamique
4. Appuyer sur Entrée

Excel génère automatiquement une formule telle que :

=GETPIVOTDATA(“Ventes”,Totaux!$A$3,”Pays”,”France”,”Produit”,”Pomme”)

Cette formule extrait le total des ventes de pommes en France.

Optimisation avec des références de cellules

Pour une utilisation plus pratique, il convient de remplacer les valeurs fixes par des références :

=GETPIVOTDATA(“Ventes”,Totaux!$A$3,”Pays”,B2,”Produit”,A2)

Cette approche permet de modifier facilement les critères de recherche en changeant les valeurs dans les cellules A2 et B2.

Étape 5 : Utiliser GETPIVOTDATA avec des dates

Lorsque le tableau croisé dynamique contient des données datées, la fonction GETPIVOTDATA peut extraire des informations basées sur des critères temporels.

1. Identifier le champ de date dans le tableau croisé dynamique
2. Construire la formule en spécifiant le format de date approprié
3. Utiliser le format français pour les dates (jj/mm/aaaa)

Exemple de formule avec date :

=GETPIVOTDATA(“Ventes”,Totaux!$A$3,”Date”,”15/03/2025″)

Points importants à retenir

Avantages de GETPIVOTDATA

• Résistance aux modifications : La fonction reste fonctionnelle même si la structure du tableau croisé dynamique change
• Précision : Elle cible exactement les données souhaitées sans risque d’erreur de référence
• Flexibilité : Elle permet de créer des formules dynamiques avec des références de cellules

Limitations à considérer

• Formatage : La fonction ne récupère que les valeurs, pas le formatage. Il faut appliquer manuellement la mise en forme des cellules, du texte et des nombres
• Dépendance au tableau : La fonction nécessite l’existence du tableau croisé dynamique source
• Sensibilité aux noms : Les noms de champs et d’éléments doivent correspondre exactement à ceux du tableau

Conseils d’optimisation

1. Utiliser des listes déroulantes : Créer des listes de validation de données pour éviter les erreurs de saisie
2. Nommer les plages : Utiliser des noms de plages pour améliorer la lisibilité des formules
3. Documenter les formules : Ajouter des commentaires pour expliquer la logique des formules complexes
4. Tester régulièrement : Vérifier que les formules fonctionnent correctement après les modifications du tableau

Gestion des erreurs courantes

Plusieurs erreurs peuvent survenir lors de l’utilisation de GETPIVOTDATA :

• Erreur
  

  REF! :

  Se produit lorsque le tableau croisé dynamique source est supprimé ou déplacé
• Erreur
  

  VALEUR! :

  Indique une syntaxe incorrecte ou des noms de champs invalides
• Résultat vide : Survient lorsque les critères spécifiés ne correspondent à aucune donnée

Pour éviter ces erreurs, il convient de vérifier l’orthographe des noms de champs et de s’assurer que le tableau croisé dynamique contient les données recherchées.

Applications pratiques en entreprise

La fonction GETPIVOTDATA trouve de nombreuses applications dans le contexte professionnel :

• Rapports de ventes : Extraction automatique des chiffres d’affaires par région ou produit
• Tableaux de bord : Création d’indicateurs clés de performance dynamiques
• Analyses budgétaires : Comparaison des réalisations avec les prévisions
• Suivi de production : Monitoring des volumes de production par période

Conclusion

La maîtrise de la fonction GETPIVOTDATA représente un atout considérable pour l’analyse de données dans Excel. Cette fonction offre une méthode robuste et flexible pour extraire des informations précises depuis les tableaux croisés dynamiques, tout en maintenant la cohérence des résultats face aux modifications structurelles. Son utilisation appropriée permet de créer des rapports dynamiques et des tableaux de bord interactifs qui s’adaptent automatiquement aux évolutions des données source. La combinaison de cette fonction avec d’autres outils Excel, comme les listes de validation et les plages nommées, maximise son potentiel et améliore significativement l’efficacité des analyses de données.

Sandrine Marcos

Rédactrice spécialisée en édition de site. Formation de journaliste et passionnée par les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle et la rédaction web.