Guide complet de la validation des données dans Microsoft Excel

La validation des données dans Microsoft Excel constitue un outil essentiel pour contrôler et limiter les types d’informations saisies dans les cellules d’une feuille de calcul. Cette fonctionnalité permet de maintenir la cohérence des données, de réduire les erreurs de saisie et d’améliorer la qualité globale des classeurs Excel.

Matériel nécessaire

Pour suivre ce guide, il faut disposer des éléments suivants :

• Microsoft Excel (version 2016 ou ultérieure recommandée)
• Un classeur Excel ouvert
• Des connaissances de base sur l’interface Excel
• Accès aux onglets du ruban Excel

Étape 1 : Accéder à la validation des données

Pour commencer à utiliser la validation des données, il faut d’abord accéder à cette fonctionnalité dans Excel.

1. Sélectionner la cellule ou la plage de cellules où appliquer la validation
2. Se diriger vers l’onglet “Données” dans le ruban
3. Cliquer sur l’icône “Validation des données” dans le groupe “Outils de données”
4. La boîte de dialogue “Validation des données” s’ouvre avec trois onglets disponibles

Important : La validation des données peut être facilement contournée ou annulée. Elle ne constitue pas une méthode infaillible pour garantir que les données saisies respectent les paramètres spécifiés.

Étape 2 : Configurer les règles de validation de base

Valeur quelconque (par défaut)

Par défaut, les cellules Excel acceptent toute saisie, qu’il s’agisse de texte, de nombres ou de formules. Cette option reste utile pour afficher un message lors de la sélection d’une cellule tout en autorisant toute saisie.

1. Dans l’onglet “Paramètres”, laisser “Valeur quelconque” sélectionné dans le champ “Autoriser”
2. Cette configuration permet d’ajouter des messages d’aide sans restriction de saisie

Nombre entier

L’option “Nombre entier” limite les saisies aux nombres entiers uniquement.

1. Sélectionner “Nombre entier” dans le champ “Autoriser”
2. Choisir une condition dans le champ “Données” (par exemple “entre”)
3. Saisir les valeurs minimale et maximale dans les champs correspondants
4. Il est possible de référencer des cellules plutôt que de saisir des valeurs directement

Astuce : Référencer des cellules plutôt que saisir des valeurs permet de modifier facilement les limitations sans rouvrir la boîte de dialogue.

Nombre décimal

Cette option accepte les nombres entiers et décimaux.

1. Sélectionner “Décimal” dans la liste “Autoriser”
2. Configurer les paramètres supplémentaires selon les besoins
3. Utiliser la virgule comme séparateur décimal (format français)
4. Saisir les valeurs ou références de cellules dans les champs appropriés

Étape 3 : Créer des listes de validation

La création de listes déroulantes constitue l’une des applications les plus courantes de la validation des données.

Méthode 1 : Saisie directe

1. Sélectionner “Liste” dans le champ “Autoriser”
2. Dans le champ “Source”, saisir les éléments séparés par des points-virgules
3. Exemple : “Paris;Lyon;Marseille;Toulouse”
4. Cocher “Liste déroulante dans la cellule” pour afficher la flèche

Méthode 2 : Référence à une plage

1. Créer une liste d’options dans une plage de cellules
2. Dans le champ “Source”, sélectionner cette plage
3. La référence apparaît sous la forme =Feuil1!$A$1:$A$5
4. Trier la plage source pour faciliter l’utilisation de la liste

Méthode 3 : Utilisation d’un tableau Excel

1. Convertir la plage source en tableau Excel (Ctrl+T)
2. Référencer la colonne du tableau dans le champ “Source”
3. Le tableau s’étend automatiquement lors de l’ajout de nouvelles options
4. Cette méthode offre la plus grande flexibilité pour les listes variables

Conseil : Éviter de sélectionner une colonne entière comme source, car cela peut affecter les performances du classeur.

Étape 4 : Validation des dates et heures

Validation des dates

1. Sélectionner “Date” dans le champ “Autoriser”
2. Choisir une condition (entre, supérieure à, etc.)
3. Saisir les dates au format français (jj/mm/aaaa)
4. Exemple : pour limiter aux dates de 2025, saisir 01/01/2025 et 31/12/2025

Validation des heures

1. Sélectionner “Heure” dans le champ “Autoriser”
2. Configurer les paramètres temporels
3. Utiliser le format 24 heures (17:00:00) ou 12 heures (5:00:00 PM)
4. Saisir les heures limites selon les besoins

Étape 5 : Validation personnalisée avec formules

La validation personnalisée permet de créer des règles complexes à l’aide de formules.

1. Sélectionner “Personnalisé” dans le champ “Autoriser”
2. Saisir une formule dans le champ “Formule”
3. La formule doit retourner VRAI ou FAUX
4. Exemple pour autoriser uniquement du texte : =ESTTEXTE(A1)

Exemples de formules personnalisées

• Texte uniquement : =ESTTEXTE(A1)
• Adresse e-mail valide : =ET(TROUVE(“@”;A1)>0;TROUVE(“.”;A1)>TROUVE(“@”;A1))
• Montant en euros positif : =ET(ESTNOMBRE(A1);A1>0)

Étape 6 : Configurer les messages d’aide

Message de saisie

1. Cliquer sur l’onglet “Message de saisie”
2. Cocher “Quand la cellule est sélectionnée”
3. Saisir un titre dans le champ “Titre”
4. Rédiger le message d’aide dans le champ “Message de saisie”

Alerte d’erreur

1. Accéder à l’onglet “Alerte d’erreur”
2. Cocher “Quand des données non valides sont tapées”
3. Choisir le style d’alerte (Arrêt, Avertissement, ou Information)
4. Personnaliser le titre et le message d’erreur

Types d’alertes :

• Arrêt : Empêche la saisie de données non valides
• Avertissement : Affiche un avertissement mais permet la saisie
• Information : Affiche un message informatif

Étape 7 : Gestion avancée de la validation

Copier la validation vers d’autres cellules

1. Sélectionner la cellule contenant la règle de validation
2. Copier la cellule (Ctrl+C)
3. Sélectionner les cellules de destination
4. Utiliser “Collage spécial” > “Validation” pour copier uniquement les règles

Supprimer la validation

1. Sélectionner les cellules concernées
2. Ouvrir la boîte de dialogue “Validation des données”
3. Cliquer sur “Effacer tout”
4. Valider en cliquant sur “OK”

Identifier les cellules avec validation

1. Aller dans l’onglet “Accueil”
2. Cliquer sur “Rechercher et sélectionner”
3. Choisir “Validation des données”
4. Excel sélectionne toutes les cellules contenant des règles de validation

Étape 8 : Résolution des problèmes courants

Données existantes non conformes

1. Utiliser l’outil “Entourer les données non valides” dans l’onglet “Données”
2. Excel marque d’un cercle rouge les cellules non conformes
3. Corriger manuellement les données ou ajuster les règles de validation
4. Utiliser “Effacer les cercles de validation” pour supprimer les marquages

Performance et optimisation

1. Éviter les formules complexes dans la validation personnalisée
2. Limiter le nombre de cellules avec validation sur une même feuille
3. Utiliser des plages nommées pour faciliter la maintenance
4. Tester les règles sur un échantillon avant application massive

Conseils pratiques et bonnes pratiques

Pour optimiser l’utilisation de la validation des données, il convient de suivre certaines recommandations :

• Planification : Définir clairement les règles de validation avant leur implémentation
• Documentation : Documenter les règles complexes pour faciliter la maintenance
• Test : Tester toutes les règles avec différents types de données
• Formation : Former les utilisateurs aux règles de validation mises en place
• Maintenance : Réviser régulièrement les règles pour s’assurer de leur pertinence

La validation des données dans Excel constitue un outil puissant pour maintenir la qualité et la cohérence des informations dans les classeurs. En suivant ces étapes méthodiquement, il devient possible de créer des systèmes de validation robustes qui améliorent significativement la fiabilité des données saisies. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile dans les environnements collaboratifs où plusieurs utilisateurs contribuent à la saisie de données.

Note importante : Les modifications apportées aux règles de validation ne s’appliquent pas aux données existantes, mais uniquement aux nouvelles saisies ou aux modifications de données existantes.

Sandrine Marcos

Rédactrice spécialisée en édition de site. Formation de journaliste et passionnée par les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle et la rédaction web.