Guide complet : Quatre raccourcis Google Sheets indispensables pour les utilisateurs d’Excel en transition

Introduction

La transition de Microsoft Excel vers Google Sheets représente un défi pour de nombreux professionnels habitués à l’environnement Excel. Bien que les deux tableurs partagent des fonctionnalités similaires, Google Sheets propose des fonctions exclusives qui facilitent considérablement le travail collaboratif et l’analyse de données. Ce guide présente quatre fonctions essentielles que tout utilisateur d’Excel doit maîtriser pour optimiser son passage vers Google Sheets.

Matériel nécessaire

Pour suivre ce guide, l’utilisateur aura besoin de :

• Un compte Google actif
• Un accès à Google Sheets via navigateur web
• Des données de test pour pratiquer les exemples
• Une connexion internet stable
• Connaissances de base en tableur

1. QUERY : Manipulation avancée des données pour l’analyse rapide

Comprendre la syntaxe de QUERY

La fonction QUERY constitue l’équivalent de Power Query dans Excel, mais elle s’exécute directement dans une cellule via une formule. Cette fonction utilise trois arguments principaux :

=QUERY(a, b, c) où :

• a représente la plage de cellules contenant les données à manipuler
• b correspond à la requête à exécuter, rédigée selon le langage Google Visualization API Query
• c (optionnel) indique le nombre d’en-têtes en haut des données

Étapes pour créer une requête simple

1. Préparer les données source : Organiser les données dans un tableau structuré avec des en-têtes clairs
2. Identifier la cellule de destination : Sélectionner la cellule où afficher les résultats de la requête
3. Saisir la formule QUERY : Taper la fonction en respectant la syntaxe appropriée
4. Définir les critères de sélection : Utiliser les clauses WHERE pour filtrer les données
5. Valider la formule : Appuyer sur Entrée pour exécuter la requête

Exemple pratique : Filtrer les employés formés

Pour extraire la liste des employés ayant terminé leur formation (marqués “O” dans la colonne D), l’utilisateur saisira :

=QUERY(T_Personnel,”SELECT B, C WHERE D = ‘O'”)

Cette formule extrait les colonnes B et C pour les lignes où la colonne D contient “O”.

Requêtes avec conditions multiples

Pour combiner plusieurs critères, l’utilisateur peut utiliser les opérateurs AND et OR :

=QUERY(T_Personnel,”SELECT B, C WHERE D=’O’ AND E>30000″)

Cette requête sélectionne les employés formés ayant généré plus de 30 000 € de profit.

Fonctions d’agrégation avec GROUP BY

Pour compter les employés par statut de formation :

=QUERY(T_Personnel,”SELECT D, COUNT(D) GROUP BY D”)

Pour calculer le profit moyen par groupe :

=QUERY(T_Personnel,”SELECT D, AVG(E) GROUP BY D”)

2. IMPORTRANGE : Importation de données entre fichiers Google Sheets

Syntaxe de la fonction IMPORTRANGE

La fonction IMPORTRANGE remplace Power Query d’Excel pour l’importation de données externes :

=IMPORTRANGE(a, b) où :

• a désigne l’URL du fichier source entre guillemets
• b spécifie la plage à importer entre guillemets

Procédure d’importation étape par étape

1. Obtenir l’URL du fichier source : Copier l’URL complète du fichier Google Sheets contenant les données
2. Identifier la plage source : Déterminer les cellules exactes à importer (ex: A2:C10)
3. Sélectionner la cellule de destination : Choisir où afficher les données importées
4. Saisir la formule IMPORTRANGE : Taper la fonction avec les paramètres appropriés
5. Autoriser l’accès : Accepter la demande de connexion entre les fichiers
6. Vérifier l’importation : Contrôler que les données s’affichent correctement

Exemple d’importation de données

Pour importer une liste de noms depuis un autre fichier :

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID_DU_FICHIER”,”Feuille1!A2:A11″)

Gestion des autorisations

Attention : Lors de la première utilisation d’IMPORTRANGE, Google Sheets demande l’autorisation d’accéder au fichier externe. L’utilisateur doit cliquer sur “Autoriser l’accès” pour établir la connexion.

3. GOOGLETRANSLATE : Traduction automatique de texte

Structure de la fonction GOOGLETRANSLATE

Cette fonction unique à Google Sheets permet de traduire du texte directement dans une cellule :

=GOOGLETRANSLATE(texte, langue_source, langue_cible)

Étapes pour traduire du texte

1. Identifier le texte à traduire : Sélectionner la cellule contenant le texte ou saisir le texte directement
2. Déterminer la langue source : Utiliser le code à deux lettres (ex: “en” pour anglais)
3. Choisir la langue cible : Spécifier le code de la langue de destination (ex: “fr” pour français)
4. Construire la formule : Assembler les éléments selon la syntaxe
5. Exécuter la traduction : Valider pour obtenir le résultat traduit

Exemples pratiques de traduction

Pour traduire “Hello World” de l’anglais vers le français :

=GOOGLETRANSLATE(“Hello World”,”en”,”fr”)

Pour traduire le contenu de la cellule A1 :

=GOOGLETRANSLATE(A1,”en”,”fr”)

Codes de langues couramment utilisés

• fr : Français
• en : Anglais
• es : Espagnol
• de : Allemand
• it : Italien

4. SPARKLINE : Création de graphiques miniatures dans les cellules

Principe des graphiques SPARKLINE

La fonction SPARKLINE génère des graphiques miniatures directement dans une cellule, offrant une visualisation rapide des tendances sans créer de graphique séparé.

Syntaxe et options de SPARKLINE

=SPARKLINE(données, [options])

Les options principales incluent :

• charttype : Type de graphique (“line”, “column”, “winloss”)
• color1 : Couleur principale
• linewidth : Épaisseur de ligne
• max et min : Valeurs maximales et minimales

Procédure de création d’un SPARKLINE

1. Préparer les données numériques : Organiser les valeurs dans une plage continue
2. Sélectionner la cellule de destination : Choisir où afficher le graphique miniature
3. Saisir la fonction SPARKLINE : Taper la formule avec la plage de données
4. Configurer les options : Personnaliser l’apparence selon les besoins
5. Valider la création : Vérifier l’affichage du graphique

Exemples de graphiques SPARKLINE

Pour créer un graphique linéaire simple :

=SPARKLINE(A1:A10)

Pour un graphique en colonnes avec couleur personnalisée :

=SPARKLINE(A1:A10,{“charttype”,”column”;”color1″,”blue”})

Pour un graphique de gains/pertes :

=SPARKLINE(A1:A10,{“charttype”,”winloss”;”color1″,”green”;”color2″,”red”})

Applications pratiques des SPARKLINE

Les graphiques SPARKLINE s’avèrent particulièrement utiles pour :

• Visualiser l’évolution des ventes mensuelles
• Afficher les tendances de performance
• Comparer rapidement plusieurs séries de données
• Créer des tableaux de bord compacts

Conseils pour optimiser la transition

Bonnes pratiques générales

1. Commencer progressivement : Maîtriser une fonction à la fois avant de passer à la suivante
2. Pratiquer régulièrement : Utiliser ces fonctions dans des projets réels pour consolider l’apprentissage
3. Documenter les formules : Ajouter des commentaires pour expliquer les requêtes complexes
4. Tester sur des échantillons : Valider les formules sur de petits jeux de données avant application
5. Sauvegarder fréquemment : Profiter de la sauvegarde automatique de Google Sheets

Erreurs courantes à éviter

• Oublier les guillemets : Toujours encadrer les chaînes de caractères dans QUERY
• Mélanger les types de guillemets : Utiliser des guillemets doubles pour la requête et simples pour les critères
• Ignorer les autorisations : Accorder les permissions nécessaires pour IMPORTRANGE
• Surcharger les SPARKLINE : Éviter trop d’options qui nuisent à la lisibilité

Conclusion

La maîtrise de ces quatre fonctions essentielles – QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLETRANSLATE et SPARKLINE – facilite considérablement la transition d’Excel vers Google Sheets. Ces outils offrent des capacités d’analyse, d’importation, de traduction et de visualisation qui surpassent souvent les fonctionnalités équivalentes d’Excel. L’investissement en temps pour apprendre ces fonctions se traduit rapidement par une productivité accrue et des possibilités d’analyse enrichies. Les utilisateurs qui maîtrisent ces raccourcis découvrent que Google Sheets devient non seulement un substitut viable à Excel, mais souvent un outil plus puissant pour le travail collaboratif et l’analyse de données en temps réel.

Sandrine Marcos

Rédactrice spécialisée en édition de site. Formation de journaliste et passionnée par les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle et la rédaction web.